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¿Digitalizar o Microfilmar? .... esa es la cuestión

Muchas veces nos hablan de guardar información, de respaldarla. Entendemos la importancia que tiene el hacerlo pero ....¿que utilizo para hacerlo? ...¿Hay tecnologia al respecto? ... Algunos me dicen que hay que microfilmar u otros Digitalizar (escanear) ¿Que hago?... ¿Hay diferencia?...

Colocamos este articulo para que tu decidas que te conviene


MICROFILMACIÓN

La microfilmación es una técnica surgida a mediados del siglo XIX donde, al colocar un microscopio en una cámara fotográfica, se consigue realizar una “fotografía miniatura” (grabación en cinta de película) del objeto.
Es muy utilizada en la conservación de documentos, pues en un trozo pequeño de película se puede almacenar una gran cantidad de imágenes. Actualmente se utiliza para almacenar documentos principalmente en Bibliotecas (libros, revistas y periódicos) y documentos en bancos (estados de cuenta, lista de movimientos), aunque está siendo rápidamente reemplazada por la digitalización como técnica de respaldo.

DIGITALIZACIÓN

Con la incursión de la computadora y el escáner en la segunda mitad del siglo XX, los documentos comenzaron a ser “digitalizados”. Este proceso implica tomar una “foto digital” del documento y esta es almacenada en un medio magnético (disco duro, CD, etc.).
Este proceso se ha convertido en la opción para el resguardo de documentos y datos, principalmente por su gran versatilidad, la manera tan rápida sencilla en que puede ser esta información distribuida y consultada, accedida desde diferentes lugares por varias personas al mismo tiempo, y, sobre todo, por las múltiples posibilidades que se abren al haber roto la dependencia con el medio físico.

Ventajas de ambas tecnologías

• Ahorro en espacio con respecto al archivo físico
• Prueba de existencia del documento original y conservación de la información contenida en este. El documento original puede haber sido destruido, aun tendremos una imagen.
• Localización y consulta más rápida que en los originales impresos, ya que se tiene más mucha información en poco espacio.
• Una vez respaldados, los documentos originales pueden ser almacenados en condiciones más adecuadas para su preservación, ya que si se desea consultar, podrá hacerse en la imagen.

MICROFILMACIÓN

Ventajas sobre la digitalización


• Como de medio de almacenamiento, es bastante duradero
• Al ser una fotografía, es inadulterable, sin importar quien tenga posesión y acceso a la ficha (la digitalización también se puede comprobar si un documento ha sido adulterado, pero requiere un proceso
adicional).
• La resolución puede llegar la misma que la de una fotografía análoga.
• Es compatible con cualquier unidad de lectura

Desventajas sobre la digitalización

• Sigo limitado para su consulta/distribución del medio físico (en este caso, la microficha)
• El equipo de hardware necesario para consultar el documento es grande, costoso, no es de fácil adquisición (al ser un equipo especializado), y el único uso que tiene es la consulta de las microfichas.
• A menos que tenga varias copias de la ficha, solo puede ser consultada por una sola persona al mismo tiempo.
• Al ser un medio de almacenamiento análogo,se mantienen los mismos límites les uso del documento original: la distribución y la consulta tienen que ser física, tienen que ser locales donde se encuentre almacenada la ficha, se guardan con un solo criterio y por medio de este se tienen que consultar, al igual que el original impreso.
• Susceptible a pérdida total por algún siniestro (inundación, humedad, fuego, robo, etc). Respaldar esta información implicaría reproducir todas las microfichas nuevamente.
• La seguridad de la consulta depende directamente de la seguridad con la que se resguarde la microficha.
• Si en algún momento esta tecnología quedase obsoleta, el soporte a los equipos para la consulta se tornaría un problema.

DIGITALIZACIÓN
Ventajas sobre la microfilmación


• A pesar de que también se requiere de equipo especializado para su consulta (i.e. una computadora), actualmente es algo común en las organizaciones, de precios accesibles y cuyas funciones no se limitan solo a la búsqueda de documentos. De hecho, esta es tan solo una función más que incrementa el valor del equipo.
• Si lo deseamos , la imagen puede ser alterada para lograr mejoras en ella que faciliten la consulta de la información contenida en ella (e.g. puede ser que el documento original esté dañado, muy amarillo o la tinta desvanecida por el paso del tiempo y a simple vista las letras no se puedan leer fácilmente).
• Podemos contar con varios respaldos de mis imágenes de manera muy sencilla y que no implica grandes consideraciones en cuestión de espacio.
• Se pueden hacer respaldos se pueden hacer de forma simultánea y que las imágenes se encuentren en computadoras localizadas en diferentes lugares (diferentes ciudades si se quiere así), reduciendo significativamente el riesgo de pérdida de las imágenes por algún siniestro.
• Si se quiere reproducir, es tan sencillo como imprimir la imagen o enviarla por correo electrónico (no se requiere fotocopiar el original).
• Si se cuenta con un sistema de cómputo especializado en la administración de documentos, una vez digitalizado, se puede: o Ser consultado por varios usuarios al mismo tiempo en lugares remotos
o Establecer criterios de búsqueda para poder localizar cualquier documento por varios criterios
o Relacionarlo con otros documentos, logrando búsquedas inteligentes y facilitando labores de consulta e investigación
o Establecer esquemas de seguridad dependiendo a quien se decida dar acceso
o Automatizar cualquier proceso del cual sea parte

Desventajas sobre la microfilmación

• Se requiere de un procedimiento adicional para asegurar que la imagen no ha sido adulterada.
• Se tiene que mantener la organización a la par con la tecnología para no quedarse obsoleto o con imágenes que no se puedan consultar (aunque normalmente pasan años para que esto suceda).


Nuestra empresa Document Imaging Mexico (DIM) ha estado en el mercado por casi una década, especializándose en consultoría de procesos documentales. Dentro de estos procesos, una parte importante es la digitalización de los documentos físicos.



Hace algunos años se nos llamó, en calidad de expertos en digitalización, para analizar la posibilidad de digitalizar códices en Náhuatl. Después de realizar algunas pruebas, se inició el proyecto y a partir de se momento hemos estado involucrados en proyectos de digitalización de documentos históricos.

– Archivo General de la Nación: Códices Náhuatl
– Ayuntamiento de Córdoba: Archivo Histórico (1670 a la fecha, incluyendo los “Tratados de Córdoba”)
– UNAM: Documentos en Náhuatl
– Secretaría de Economía: Documentos de minas, siglo XIX.

DIM ha sido proveedor del Nacional Monte de Piedad por varios años y en varios proyectos relacionados con el aspecto de digitalización. Acercate a nosotros para que descubras y vivas los beneficios de contar con esta tecnologia Oprime AQUI